Trello는 칸반 보드 방식의 직관적인 프로젝트 관리 도구로, 개인부터 팀까지 폭넓게 사용되는 협업 플랫폼입니다. 보드, 리스트, 카드로 구성된 간결한 인터페이스로 작업을 시각적으로 관리할 수 있으며, 드래그 앤 드롭만으로 진행 상황을 업데이트할 수 있습니다. 이 글에서는 Trello의 기본 사용법부터 고급 활용 팁까지 상세히 안내합니다.
Trello란?
Trello는 2011년 Fog Creek Software에서 출시한 칸반 보드 기반 프로젝트 관리 도구로, 2017년 Atlassian에 인수되어 현재까지 운영되고 있습니다. 웹, 모바일(iOS, 안드로이드), 데스크톱(Windows, macOS)에서 사용할 수 있으며, 실시간 동기화를 통해 모든 기기에서 동일한 정보를 확인할 수 있습니다.
2025년 현재, Trello는 AI 기반 작업 우선순위 추천, Butler 자동화 강화, 다양한 뷰(캘린더, 타임라인, 대시보드) 등 고급 기능을 제공하고 있습니다. 무료 플랜부터 엔터프라이즈 플랜까지 다양한 요금제를 통해 개인 사용자와 대규모 팀 모두를 지원합니다.
Trello 요금제 및 플랜
Trello는 무료 플랜부터 엔터프라이즈 플랜까지 4가지 요금제를 제공합니다. 2025년 기준 요금제는 다음과 같습니다.
| 플랜 | 월간 요금 | 연간 요금 | 주요 제한 |
|---|---|---|---|
| Free | $0 | $0 | 보드 10개, 사용자 10명, 자동화 250개/월 |
| Standard | $6 | $5 (연간 결제 시) | 무제한 보드, 고급 체크리스트 |
| Premium | $12.50 | $10 (연간 결제 시) | 모든 뷰, 무제한 자동화, AI 기능 |
| Enterprise | - | $17.50 | 조직 전체 관리, 고급 보안 |
무료 플랜은 기본적인 칸반 보드 기능을 제공하며, 작은 팀이나 개인 프로젝트에 적합합니다. 보드를 10개까지 만들 수 있고, 사용자는 10명까지 초대할 수 있으며, 첨부 파일 크기는 10MB로 제한됩니다.
프리미엄 플랜은 캘린더, 타임라인, 대시보드 등 다양한 뷰를 제공하며, Butler 자동화를 무제한으로 사용할 수 있습니다. 또한 Atlassian Intelligence(AI 헬퍼) 기능을 활용하여 작업을 더욱 효율적으로 관리할 수 있습니다.
칸반 보드 이해하기
Trello의 핵심은 칸반 보드입니다. 칸반은 일본어로 ‘간판’을 의미하며, 작업 흐름을 시각화하는 방법론입니다.
보드, 리스트, 카드 구조
Trello는 3단계 계층 구조로 구성됩니다. 보드는 프로젝트 전체를 나타내며, 리스트는 작업 단계를 구분하고, 카드는 개별 작업을 의미합니다.
보드(Board)는 프로젝트의 큰 단위입니다. “웹사이트 리뉴얼”, “마케팅 캠페인”, “제품 개발” 등 프로젝트별로 보드를 만들어 관리합니다. 보드는 팀원들과 공유할 수 있으며, 배경 색상이나 이미지를 설정하여 시각적으로 구분할 수 있습니다.
리스트(List)는 작업 단계를 나타냅니다. 일반적으로 “할 일(To Do)”, “진행 중(In Progress)”, “완료(Done)” 세 가지 리스트로 시작하며, 프로젝트 특성에 맞게 추가하거나 수정할 수 있습니다. 예를 들어 “검토 중(Review)”, “테스트 중(Testing)” 등의 리스트를 추가하여 더 세밀하게 관리할 수 있습니다.
카드(Card)는 개별 작업이나 아이디어를 의미합니다. 카드에는 제목, 설명, 체크리스트, 마감일, 담당자, 라벨, 첨부 파일 등을 추가할 수 있습니다. 카드를 드래그 앤 드롭하여 리스트 간 이동하면 작업 상태가 업데이트됩니다.
리스트 설계 전략
효과적인 리스트 설계는 프로젝트 관리의 핵심입니다. 프로젝트 유형에 따라 다양한 리스트 구조를 적용할 수 있습니다.
기본 구조는 “할 일 → 진행 중 → 완료” 3단계입니다. 간단한 프로젝트나 개인 작업에 적합하며, 작업 흐름을 빠르게 파악할 수 있습니다.
검토 단계 추가는 “할 일 → 진행 중 → 검토 중 → 완료” 4단계입니다. 품질 관리가 중요한 프로젝트에 적합하며, 검토 단계에서 승인 후 완료로 이동합니다.
우선순위 기반은 “긴급”, “높음”, “보통”, “낮음” 등 우선순위로 리스트를 구분합니다. 여러 프로젝트를 동시에 관리하거나, 우선순위가 자주 바뀌는 환경에 적합합니다.
담당자 기반은 팀원별로 리스트를 만드는 방식입니다. 개인 작업량을 확인하고, 업무를 균등하게 분배할 때 유용합니다.
카드 관리 및 활용
카드는 Trello에서 가장 많이 다루는 요소입니다. 카드를 효율적으로 관리하는 방법을 알아보겠습니다.
카드 상세 정보 추가
카드를 클릭하면 상세 화면이 열리며, 다양한 정보를 추가할 수 있습니다.
설명(Description)은 작업의 상세 내용을 기록하는 공간입니다. 작업 목적, 요구사항, 참고 사항 등을 자유롭게 작성할 수 있으며, 마크다운 형식을 지원하여 구조화된 문서를 만들 수 있습니다.
체크리스트(Checklist)는 작업을 하위 단계로 나누는 기능입니다. 큰 작업을 작은 단계로 분할하여 진행 상황을 쉽게 파악할 수 있으며, 체크박스를 클릭하면 진행률이 자동으로 계산됩니다.
마감일(Due Date)은 작업 완료 기한을 설정하는 기능입니다. 마감일이 가까워지면 카드에 경고 표시가 나타나며, 알림을 받을 수 있습니다. 캘린더 뷰에서 마감일 기준으로 작업을 확인할 수도 있습니다.
담당자(Members)는 작업을 수행할 사람을 지정하는 기능입니다. 한 카드에 여러 담당자를 추가할 수 있으며, 담당자는 카드 변경 사항을 알림으로 받습니다.
라벨 및 첨부 파일
라벨(Labels)은 카드를 시각적으로 분류하는 기능입니다. 색상과 이름을 지정할 수 있으며, 긴급도, 카테고리, 작업 유형 등을 표시할 때 유용합니다. 예를 들어 빨간색은 긴급, 파란색은 개발, 녹색은 디자인으로 설정하여 한눈에 카드를 구분할 수 있습니다.
첨부 파일(Attachments)은 카드에 파일을 첨부하는 기능입니다. 무료 플랜에서는 파일당 10MB까지, 유료 플랜에서는 250MB까지 첨부할 수 있습니다. Google Drive, Dropbox, OneDrive 등 클라우드 스토리지 연동도 지원하여 큰 파일도 쉽게 공유할 수 있습니다.
팀 협업 기능
Trello는 강력한 협업 기능을 제공하여 팀 프로젝트에 최적화되어 있습니다.
보드 공유 및 권한 설정
보드를 팀원과 공유하려면 보드 메뉴에서 ‘공유’ 버튼을 클릭하고 이메일 주소를 입력하면 됩니다. 초대된 팀원은 보드의 모든 카드를 확인하고 편집할 수 있습니다.
권한은 세 가지로 구분됩니다. 관리자(Admin)는 보드 설정 변경, 멤버 추가/삭제, 보드 삭제 등 모든 권한을 가집니다. 일반 멤버(Member)는 카드 생성, 편집, 이동 등 대부분의 작업이 가능하지만 보드 삭제는 불가능합니다. 관찰자(Observer)는 읽기만 가능하며, 편집 권한이 없습니다.
팀 또는 조직 단위로 보드를 관리할 수도 있습니다. 여러 보드를 하나의 워크스페이스로 묶어 팀원들이 필요한 보드에 쉽게 접근할 수 있도록 구성할 수 있습니다.
댓글 및 알림
카드에 댓글을 남겨 팀원과 소통할 수 있습니다. 댓글에 @멘션을 사용하면 특정 팀원에게 알림이 전송됩니다. 파일을 첨부하거나 이모지를 추가하여 더 풍부한 커뮤니케이션이 가능합니다.
알림은 자동으로 설정되며, 담당된 카드의 변경 사항, 멘션된 댓글, 마감일 알림 등을 받을 수 있습니다. 알림은 이메일, 모바일 푸시, 데스크톱 알림 등 다양한 방식으로 제공되며, 설정에서 원하는 알림만 선택할 수 있습니다.
Butler 자동화 기능
Butler는 Trello에 내장된 자동화 도구로, 반복적인 작업을 자동화하여 생산성을 크게 향상시킵니다.
자동화 규칙 만들기
Butler는 “트리거 → 액션” 방식으로 작동합니다. 특정 조건이 충족되면 자동으로 지정된 작업을 수행합니다.
예를 들어 “카드가 ‘완료’ 리스트로 이동되면 체크리스트의 모든 항목을 자동으로 체크”하는 규칙을 만들 수 있습니다. 또는 “마감일이 하루 남았을 때 담당자에게 자동으로 댓글 추가”하는 규칙도 가능합니다.
무료 플랜에서는 월 250개의 자동화 커맨드를 사용할 수 있으며, 프리미엄 플랜에서는 무제한으로 사용할 수 있습니다. 자동화 커맨드는 규칙 실행 1회당 1개로 카운트됩니다.
자동화 활용 예시
실무에서 유용한 자동화 예시를 소개합니다.
마감일 자동 설정: 카드가 생성되면 자동으로 7일 후를 마감일로 설정합니다. 모든 작업에 기본 마감일을 부여하여 일정 관리를 강화할 수 있습니다.
담당자 자동 할당: 특정 라벨이 추가되면 자동으로 담당자를 지정합니다. 예를 들어 “디자인” 라벨이 추가되면 디자이너를 자동으로 할당합니다.
체크리스트 템플릿: 특정 리스트에 카드가 추가되면 자동으로 체크리스트를 추가합니다. 반복적인 작업 절차를 템플릿화하여 시간을 절약할 수 있습니다.
보고서 자동 생성: 매주 금요일 오후 5시에 완료된 카드 목록을 특정 이메일로 자동 전송합니다. 주간 보고를 자동화하여 관리 부담을 줄일 수 있습니다.
파워업 활용
파워업(Power-Ups)은 Trello의 기능을 확장하는 플러그인입니다. 무료 플랜에서는 보드당 1개, 유료 플랜에서는 무제한으로 파워업을 추가할 수 있습니다.
주요 파워업 소개
Calendar는 마감일이 설정된 카드를 캘린더 뷰로 표시합니다. 월별, 주별, 일별 뷰를 제공하며, 드래그 앤 드롭으로 마감일을 쉽게 변경할 수 있습니다.
Custom Fields는 카드에 사용자 정의 필드를 추가하는 파워업입니다. 예산, 우선순위 점수, 진행률 등 프로젝트별로 필요한 정보를 추가할 수 있습니다.
Slack은 Trello와 Slack을 연동하는 파워업입니다. 카드 변경 사항을 Slack 채널에 자동으로 알리거나, Slack에서 바로 카드를 생성할 수 있습니다.
GitHub는 개발 프로젝트에 유용한 파워업으로, GitHub 이슈와 풀 리퀘스트를 Trello 카드에 연결하여 개발 진행 상황을 통합 관리할 수 있습니다.
Voting은 팀원들이 카드에 투표할 수 있는 기능입니다. 기능 우선순위를 결정하거나, 아이디어 선정 시 유용합니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
❓ Trello 무료 플랜으로 충분한가요?
무료 플랜은 보드 10개, 사용자 10명, 자동화 250개/월로 제한되지만, 기본적인 칸반 보드 기능은 모두 사용할 수 있습니다. 소규모 팀이나 개인 프로젝트에는 충분하며, 필요에 따라 유료 플랜으로 업그레이드할 수 있습니다.
❓ Butler 자동화는 어떻게 설정하나요?
보드 메뉴에서 'Automation' 또는 'Butler'를 클릭하면 자동화 설정 화면이 열립니다. 트리거와 액션을 선택하여 규칙을 만들 수 있으며, 템플릿도 제공되어 쉽게 시작할 수 있습니다.
❓ Trello 프리미엄 플랜의 장점은 무엇인가요?
프리미엄 플랜은 캘린더, 타임라인, 대시보드 등 다양한 뷰를 제공하며, Butler 자동화를 무제한으로 사용할 수 있습니다. 또한 Atlassian Intelligence AI 기능을 활용하여 작업 우선순위 추천을 받을 수 있습니다.
❓ 카드를 다른 보드로 이동할 수 있나요?
네, 카드 메뉴에서 '이동(Move)' 옵션을 선택하면 다른 보드나 리스트로 카드를 이동할 수 있습니다. 카드의 모든 정보(체크리스트, 댓글, 첨부 파일 등)가 함께 이동됩니다.
❓ Trello를 모바일에서도 사용할 수 있나요?
네, Trello는 iOS와 안드로이드 앱을 제공하며, 웹과 동일한 기능을 사용할 수 있습니다. 푸시 알림을 통해 실시간으로 작업 변경 사항을 확인할 수 있습니다.