Todoist 할일 관리 앱 완벽 가이드 - 기본 사용법부터 GTD까지

할일 관리 앱의 대표주자 Todoist는 간결한 인터페이스와 강력한 기능으로 전 세계 수백만 명이 사용하는 생산성 도구입니다. 프로젝트 관리, 라벨, 필터 등 다양한 기능을 제공하며, GTD(Getting Things Done) 방법론을 적용하기에도 적합합니다. 이 글에서는 Todoist의 기본 사용법부터 고급 활용 팁까지 상세히 안내합니다.

Todoist란?

Todoist는 2007년 출시된 할일 관리 앱으로, 개인 작업부터 팀 협업까지 지원하는 생산성 도구입니다. 웹, 모바일(iOS, 안드로이드), 데스크톱(Windows, macOS) 등 모든 플랫폼에서 사용할 수 있으며, 실시간 동기화를 통해 언제 어디서나 작업을 관리할 수 있습니다.

2025년 1월 기준, Todoist는 새로운 UI 개편을 완료하여 더욱 직관적인 인터페이스를 제공하고 있습니다. 무료 플랜과 프리미엄 플랜으로 나뉘어 있으며, 개인 사용자부터 팀까지 폭넓게 활용할 수 있습니다.

요금제 및 플랜 비교

Todoist는 무료 플랜과 유료 프리미엄 플랜을 제공합니다. 2025년 1월부터 가격이 인상되었으며, 다음과 같은 요금 체계를 가지고 있습니다.

무료 플랜은 기본적인 할일 관리에 충분하지만, 프로젝트가 8개로 제한되고 라벨과 필터 사용이 제한적입니다. 프리미엄 플랜은 무제한 프로젝트, 라벨, 필터를 제공하며, 주간 리포트와 작업 추천 등 고급 기능을 사용할 수 있습니다.

할일 등록 및 프로젝트 관리

Todoist의 기본은 할일 등록과 프로젝트 관리입니다. 작업을 효율적으로 분류하고 관리하는 방법을 알아보겠습니다.

할일 등록하기

할일 등록은 매우 간단합니다. 화면 상단 또는 하단의 작업 입력란에 작업명을 입력하고 Enter 키를 누르면 즉시 등록됩니다. 작업 등록 시 다음과 같은 추가 정보를 설정할 수 있습니다.

• 마감일: 작업 완료 기한을 설정하여 알림 받기
• 우선순위: P1(가장 높음)부터 P4(낮음)까지 4단계 설정
• 라벨: 상황별 태그를 추가하여 분류
• 프로젝트: 작업을 특정 프로젝트에 할당

작업 등록 시 자연어 입력도 지원하므로, “내일 오후 3시 보고서 작성”처럼 입력하면 자동으로 마감일이 설정됩니다. 이러한 기능은 빠른 작업 등록을 가능하게 하여 생산성을 높입니다.

프로젝트 생성 및 관리

프로젝트는 작업을 큰 카테고리로 분류하는 단위입니다. 좌측 사이드바에서 ‘프로젝트’ 영역의 ‘+’ 아이콘을 클릭하면 새 프로젝트를 생성할 수 있습니다. 프로젝트 생성 시 이름, 색상, 공유 설정 등을 지정할 수 있습니다.

프로젝트는 계층 구조로 구성할 수 있어, 상위 프로젝트 아래 하위 프로젝트를 만들어 세부적으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어 “업무” 프로젝트 아래 “기획”, “개발”, “디자인” 등의 하위 프로젝트를 두면 작업을 체계적으로 분류할 수 있습니다.

라벨 및 필터 활용법

라벨과 필터는 Todoist의 핵심 기능으로, 작업을 효율적으로 분류하고 빠르게 찾을 수 있게 해줍니다.

라벨(레이블) 추가 및 활용

라벨은 작업에 태그를 붙여 상황별로 분류하는 기능입니다. 사이드바의 ‘필터 & 라벨’ → ‘라벨’ 메뉴에서 ‘+’ 아이콘을 클릭하여 새 라벨을 생성할 수 있습니다. 라벨 이름과 색상을 지정하고, 작업 등록 시 ‘@라벨명’ 형식으로 입력하거나 작업 상세 화면에서 라벨을 선택하면 됩니다.

일반적으로 많이 사용하는 라벨은 ‘@집’, ‘@사무실’, ‘@전화’, ‘@이메일’ 등 장소나 행동 기반 라벨입니다. 이렇게 라벨을 설정하면 현재 상황에 맞는 작업만 빠르게 확인할 수 있어 효율적입니다.

무료 플랜에서는 라벨을 최대 5개까지만 생성할 수 있으므로, 가장 자주 사용하는 라벨 위주로 설정하는 것이 좋습니다. 프리미엄 플랜에서는 무제한으로 라벨을 추가할 수 있습니다.

필터 생성 및 활용

필터는 특정 조건에 맞는 작업만 모아서 보는 기능입니다. 사이드바의 ‘필터 & 라벨’ → ‘필터’ 메뉴에서 ‘+’ 아이콘을 클릭하여 새 필터를 생성할 수 있습니다. 필터 이름, 색상, 검색어를 입력하면 저장되며, 사이드바에서 바로 접근할 수 있습니다.

필터 검색어는 다양한 조건을 조합할 수 있습니다. 예를 들어 “@업무 & 오늘”이라고 입력하면 업무 라벨이 붙은 작업 중 오늘 마감인 작업만 표시됩니다. “우선순위 1 & !완료”처럼 우선순위가 높고 아직 완료하지 않은 작업만 필터링할 수도 있습니다.

무료 플랜에서는 필터를 최대 3개까지만 생성할 수 있으므로, 가장 자주 사용하는 조건 위주로 필터를 만드는 것이 좋습니다. 프리미엄 플랜에서는 무제한으로 필터를 추가할 수 있습니다.

GTD 방법론 적용하기

GTD(Getting Things Done)는 데이비드 앨런이 개발한 생산성 방법론으로, Todoist에서 적용하기 매우 적합합니다. GTD의 핵심은 모든 작업을 시스템에 기록하고, 정기적으로 검토하며, 실행 가능한 작업만 선택하는 것입니다.

GTD 5단계 프로세스

GTD는 다음 5단계로 구성됩니다. Todoist에서는 이를 프로젝트, 라벨, 필터를 활용하여 구현할 수 있습니다.

1. 수집(Capture): 모든 아이디어와 작업을 ‘Inbox’에 등록합니다. 생각나는 즉시 기록하여 머릿속을 비우는 것이 핵심입니다.

2. 정리(Clarify): Inbox의 작업을 검토하여 실행 가능한 작업인지 판단합니다. 실행 가능하면 프로젝트에 할당하고, 그렇지 않으면 삭제하거나 참고 자료로 보관합니다.

3. 조직(Organize): 작업을 프로젝트, 라벨, 우선순위로 분류합니다. ‘@집’, ‘@사무실’, ‘@전화’ 등 상황별 라벨을 붙여 어디서든 실행 가능한 작업을 빠르게 찾을 수 있습니다.

4. 검토(Reflect): 주기적으로 작업 목록을 검토합니다. Todoist의 ‘오늘’, ‘다음 7일’ 필터를 활용하여 다가오는 작업을 확인하고, 정기적으로 프로젝트 진행 상황을 점검합니다.

5. 실행(Engage): 현재 상황에서 가장 중요하고 실행 가능한 작업을 선택하여 수행합니다. 필터를 활용하면 현재 위치와 시간에 맞는 작업만 표시할 수 있습니다.

GTD 적용 팁

Todoist에서 GTD를 효과적으로 적용하려면 다음과 같은 팁을 활용하세요.

• Inbox 비우기: 매일 또는 주기적으로 Inbox를 검토하여 모든 작업을 분류하고 정리합니다.
• 주간 리뷰: 일주일에 한 번 모든 프로젝트와 작업을 검토하여 진행 상황을 확인하고, 다음 주 계획을 세웁니다.
• 다음 단계 라벨: ‘@다음단계’ 라벨을 만들어 각 프로젝트의 다음 실행 작업을 표시하면, 어떤 프로젝트부터 진행할지 쉽게 판단할 수 있습니다.
• 기다리는 중 라벨: ‘@기다리는중’ 라벨로 다른 사람의 응답을 기다리는 작업을 표시하여, 불필요하게 시간을 낭비하지 않습니다.

생산성 향상 팁

Todoist를 더욱 효율적으로 활용하기 위한 생산성 팁을 소개합니다.

즐겨찾기 설정

자주 사용하는 프로젝트, 라벨, 필터는 즐겨찾기로 설정하여 사이드바 상단에 고정할 수 있습니다. 프로젝트나 라벨을 우클릭(또는 모바일에서 길게 누름)하여 ‘즐겨찾기에 추가’를 선택하면, 빠르게 접근할 수 있어 작업 효율이 크게 향상됩니다.

자연어 입력 활용

Todoist는 자연어 입력을 지원하여 빠른 작업 등록이 가능합니다. “내일 오후 3시 회의 준비 #업무 @사무실 p1”처럼 입력하면 마감일, 프로젝트, 라벨, 우선순위가 자동으로 설정됩니다. 이 기능을 활용하면 몇 초 만에 상세한 작업을 등록할 수 있습니다.

주간 리포트 확인

프리미엄 플랜 사용자는 주간 리포트 기능을 활용할 수 있습니다. 매주 완료한 작업 수, 미완료 작업, 생산성 추이 등을 확인할 수 있어, 자신의 작업 패턴을 분석하고 개선할 수 있습니다.

작업 추천 기능

2025년 새로 추가된 AI 기반 작업 추천 기능은 현재 상황과 우선순위를 고려하여 가장 시급한 작업을 추천합니다. 매일 아침 추천 작업을 확인하면 어떤 작업부터 시작할지 쉽게 결정할 수 있습니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)